Как успеть на работе все

Как все успеть в рабочий день?

Как все успеть на работе – кто из нас не задавал себе такой вопрос, пытаясь справиться с кучей дел. Почему некоторые умудряются выполнить в течение рабочего дня все задания? Мы поделимся секретами эффективного планирования – расскажем, зачем выделять приоритетные задачи, почему нужно «съедать лягушку» и кто такие «пожиратели вашего времени».

Можно ли все успеть в рабочий день?

Чтобы все успевать, нужно владеть хотя бы азами тайм-менеджмента, учиться рационально распределять свое время, выделяя главное и не размениваясь на второстепенное.

Сложно ли это? Мы расскажем о секретах успешного планирования и некоторых хитростях, используя которые, вы узнаете, как все успеть на работе, причем с гораздо меньшими усилиями.

«Пожиратели времени»

Проанализируйте, куда уходит ваше время. Составляете отчет, но при этом постоянно пытаетесь контролировать входящую почту и еще отвечать на сообщения?

Сосредоточились на составлении коммерческого предложения, а шеф подкинул срочную, на его взгляд, работу и вы разрываетесь между двумя задачами?

Или просто любите в процессе работы заглядывать в новостную ленту – надо же знать, что происходит в мире!

Составьте таблицу из трех колонок: в 1-ой укажите время (например, 8.30-9.30), во 2-ой колонке – задание, которое успели выполнить за этот период, в 3-ей – ваши заметки.

В конце рабочего дня сделайте анализ своей работы и выясните, насколько эффективно потрудились.

Часто ли отвлекались, можно ли было кому-то поручить эту работу или вообще отложить ее по степени важности на потом. Анализируйте не меньше 3 рабочих дней подряд, результат вас удивит.

У вас есть план?

Если вы всерьез задумались, как все успеть в рабочий день, без планирования вам просто не обойтись.

С утра этим заниматься бесполезно. Выделите в конце работы время для того, чтобы оценить, что вы сегодня успели сделать, какие дела придется доделать завтра и каким образом их лучше распределить.

Вот одна из методик планирования: делим задачи на жесткие и гибкие. Жесткие задания строго привязаны к определенному времени – например, в 10.00 и в 16.00 у вас обязательные планерки у начальника.

А в 14.00 — непременное повышение квалификации сотрудников – тренинг либо семинар. А еще вы заранее запланировали встречу с клиентом – на 12.00.

Эти жесткие задачи вы обязаны выполнить в указанное время. А вот блоки между ними используйте для решения гибких заданий: работу над проектом, над отчетностью, подготовку необходимых документов, ответы на корреспонденцию.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют: не знаете, как все успеть в рабочий день – распланируйте дела на неделю вперед, ведь не все задания могут быть выполнены за один день. А так вы будете видеть перспективу и делить большой объем работы на части.

Но планирование каждого рабочего дня тоже поможет оптимально распределить задания. Оно будет уже более конкретным. Это поможет не только распланировать, но и полюбить свою работу.

О поедании лягушек и слонов

Съесть лягушку – значит решить какой-то быстрый, но не слишком приятный вопрос. Поставьте себе цель каждое утро «питаться» хотя бы парочкой земноводных – это может быть звонок несимпатичному вам клиенту, разбор скопившихся документов, разговор с коллегой о его невыполненной доле работы в проекте.

Разберитесь с неприятными делами с утра и увидите — день как-то сразу заладится.

Есть еще метод под названием «швейцарский сыр» – подходит для выполнения больших по объему задач, где последовательность действий не слишком важна.

Пишите внушительный по размеру отчет – начните с самых простых для заполнения разделов, через какое-то время разберитесь со следующим. Таким образом вы как бы «выгрызаете» дыры в крупной сырной голове, постепенно приближаясь к завершению процесса.

А вот «Метод слона» подойдет, если задание большое, но выполнять его нужно в строгой последовательности. Тогда режете тушу на куски («бифштексы») и «поедаете» гиганта частями.

Сортируем дела по важности

Все дела не могут быть одинаково важными. Нельзя помещать в один список подряд задачу дозвониться до неуловимого коммерческого директора, навести порядок на рабочем столе, заказать канцтовары и подготовить информацию директору для вечерней планерки.

Выделите приоритетные задачи на сегодня и займитесь их выполнением. Кстати, даже в век гаджетов список дел лучше писать на бумаге или печатать на принтере, поместив его перед глазами. Компьютерный вариант может подвергнуть вас искушению попутно проверить почту, заглянуть в соцсеть и ответить на сообщение в скайпе.

Сомневаетесь, чему отдать приоритет? А вы спросите себя – какие задачи я бы выполнил в первую очередь, если бы знал, что в 18.00 свет в офисе выключается?

Организация рабочего времени

Несколько советов от профессионалов тайм-менеджмента помогут вам ответить на вопрос, как все успеть в свой рабочий день:

• стрессы на работе используйте во благо, как дополнительную мотивацию, не разрешая ему выбить вас из колеи;

• попробуйте завести обычный будильник, который прозвенит ровно через 100 минут, а вы должны за это время успеть справиться с составлением важного документа. И старайтесь уложиться в отведенный срок;

• скажите себе: в почту я загляну только через полтора часа, когда закончу этот раздел;

• аналогичные задания объединяйте в блоки: обзвон клиентов, работа с документами, обсуждение проблем в работе над проектом с коллегами;

• устанавливайте реальные сроки выполнения задач, чтобы избежать аврала и перенапряжения. Но и затягивать не стоит, расслабленность реально расхолаживает;

• на утро, когда продуктивность труда выше, планируйте самые сложные и важные дела;

• следуйте «правилу 3-х минут»: не зацикливайтесь на мыслях о том, как вам не хочется что-то делать, а просто начните выполнять это задание. Сначала делайте как бы на автомате, словно выполняя приказ командира в армии (там ведь не рассуждают). После 3-х минут вы увлечетесь процессом и сумеете довести дело до конца;

• попробуйте каждую свободную минуту использовать с пользой: рассортируйте документы по папкам, подшейте отчеты, просмотрите статью в журнале;

• во время выполнения очень важной работы отключите телефон – звонок или смс-сообщение отнимут у вас от 10 до 30 секунд драгоценного времени плюс на включение в процесс заново уйдет не менее минуты;

• учитесь концентрации – представьте, что через 2 недели вам нужно уезжать в командировку, но до этого вы обязаны завершить определенный объем работы;

• определите свои периоды активности – когда ваш организм способен оптимально справляться с нагрузкой и планируйте самую сложную работу на эти временные отрезки;

Как все успеть на работе – задача выполнимая, если поставить себе такую цель и использовать проверенные опытом советы по организации рабочего времени.

Источник: //megapoisk.com/kak-vse-uspet-na-rabote

Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. Планирование времени и самоорганизация

• 21 Октября, 2018
• Психология личности
• Ksenga

Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день. Как на работе все успевать, читайте дальше.

Наведите порядок

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить.

Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе.

Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Расставьте приоритеты

Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным.

Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться. Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием.

А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.

Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:

• Выпишите на лист все приоритетные задачи.
• Расставьте около каждой цифры, начиная от единицы, по степени важности.
• Напишите задачи в той последовательности, в которой они будут стоять по приоритетности.
• Приступайте к выполнению.

В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.

Планируйте свое время

Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.

Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы.

Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал.

В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.

Правило одного важного дела

У вас много правил на работе? Даже если их совсем нет, то нужно ввести одно основное личное правило: в день следует выполнять только одно большое и важное дело. Думаете, подобная стратегия понизит вашу продуктивность? Ничего подобного. Правило поможет вам осознать приоритетность задач, а заодно – научиться правильному планированию.

Например, вам нужно подготовить отчет, а помимо этого, сделать множество звонков, ответить на сообщения электронной почты и не забыть просмотреть материалы перед предстоящей конференцией. Ваше рабочее время не резиновое. Поэтому выделите главную задачу – составление отчета. Вот на ней и нужно сконцентрироваться.

Завершайте в течение дня одно важное дело, и вы увидите, насколько увеличится ваша продуктивность.

Разделите слонов на лягушек

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет.

И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала.

Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Важные дела делайте утром

Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него.

Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.

Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит.

Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях.

Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.

Узнайте свой пик активности

Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.

А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать.

А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать.

А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.

Делегируйте задачи

Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им.

Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы.

Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.

Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение.

А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.

Устраните пожирателей времени

Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам.

Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента.

У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете.

Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.

Полноценный отдых

Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место.

В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины.

Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.

Источник: //psychbook.ru/419537a-kak-vse-uspet-na-rabote-poshagovaya-instruktsiya-planirovanie-vremeni-i-samoorganizatsiya

Как успеть всё на работе » Организация рабочего дня агентства недвижимости

Риэлтор — это не офисный работник, который может спланировать свой день. Он порой не знает, где окажется через час, так как может позвонить клиент и попросить провести показ «сегодня», хотя планировали «послезавтра».

Агенты разрываются минимум между пятью делами, продолжительность которых предсказать невозможно.

Как успевать все делать, когда приходится работать в режиме многозадачности, мы спросили у экспертов.

Тайм-менеджмент — это умение правильно планировать и вовремя выполнять дела. Эксперт Дмитрий Шапошников утверждает, что если в вашем рабочем дне есть больше 4-х дел, значит вам нужен тайм-менеджмент. Риэлторы безоговорочно подходят под этот критерий, а значит вопрос актуален: как правильно распоряжаться временем, чтобы все успевать?

I. Планируйте правильно
II. Делегируйте задачи
III. Найдите причину прокрастинации
IV. Подружитесь с многозадачностью
V. Подключите CRM-систему

Планируйте правильно

Опытный риэлтор и коуч Джошуа Джарвис касательно того, как все успевать на работе, советуют планировать дела с помощью Матрицы Эйзенхауэра, которую еще в 1950-х годах придумал президент США Дэвид Эйзенхауэр. Он много лет работал над методами по увеличению продуктивности и в конце концов предложил составлять вот такую таблицу:

Матрица Эйзенхауэра — способ разделить задачи по приоритетности

Таблица поможет распределить дела по срочности и важности. Разделите лист бумаги на четыре части.

1. В левой верхней запишите важные и срочные дела. Их нужно сделать сразу.
2. В правой верхней — менее срочные, но тоже важные. Их нужно записать в список дел и выполнять, когда важные и срочные дела закончатся.
3. В левой нижней — срочные, но менее важные. Их стоит делегировать подчиненным.
4. В правой нижней — менее важные и менее срочные. Их тоже можно делегировать или сделать, когда не останется более важных задач. Или вообще не делать никогда.

Если вам удобнее использовать компьютер вместо бумажного блокнота, то можно сделать аналогичный документ в таблице Excel или установить приложение для распределения дел по принципу Эйзенхауэра на свой смартфон, например Taskman для iPhone или My Effectiveness: Tasks, To-do для Android.

Как вариант, еще можно ставить себе цели по системе SMART, и тогда сколько бы ни возникало незапланированных дел, они не превратят вашу работу в хаос.

Александр Кузин, руководитель Бизнес Клуба Риэлторов, основатель канала HomeHunter:
— Цели должны быть прописаны по технике SMART на год, квартал, месяц.

Это значит, что приходя каждое утро на работу, вы должны вспоминать про свои глобальные дела и анализировать, сколько еще нужно сделать до достижения каждой цели, а не как обычно: пришел, попил кофейку, поболтал с коллегами и пошел домой.

Назад

Найдите причину прокрастинации

Еще одна причина, почему вы не успеваете сделать на работе все, что планировали — этопрокрастинация. Так называют поведение человека, когда он откладывает наиболее важные дела на потом, посвящая время менее приоритетным и простым задачам. Прокрастинация — это способ нашего тела показать, что ему нужен отдых, а мозг таким образом дает сигнал, что задача ему не интересна.

Основное отличие прокрастинации от лени в том, что ленивому человеку абсолютно все равно, сможет ли он выполнить поставленную задачу.

Тогда как прокрастинатору не все равно, он помнит о деле, но откладывает поручение до последнего момента, за счет чего ему приходится тратить на них больше сил, чем при планомерном подходе.

Выделяют 3 основных причины прокрастинации и тактики борьбы с ними.

1. Перфекционизм. Риэлтор стремится сделать больше, чем способен, постоянно думает о том, как все успеть на работе, когда завал, но плохо делать не хочет. В результате откладывает задачи, которые не может выполнить идеально или растягивает обычную рутину, пытаясь довести мелкие дела «до блеска». Если вы когда-нибудь писали объявление о сдаче квартиры в течение часа, чтобы сделать его максимально привлекательным, то эта причина вам знакома.

1. Боязнь провала. Знакомо рассуждение: «Не буду работать с этой квартирой, а то она проблемная — вдруг не продам»?

1. Избегание скучной работы. В обязанностях риэлтора есть много рутины. Чего стоит только выкладывание объявлений на интернет-площадки: копировать — вставить, копировать — вставить… А если надо выложить сразу 10 объявлений на 7 площадок, то это затянется на часы. Это скучно, и тут же «включается» прокрастинация.

Назад

Подружитесь с многозадачностью

Гленн Уилсон, профессор института психиатрии Лондонского университета доказал, что когда люди нагружают себя одновременно несколькими интеллектуальными задачами, их уровень IQ снижается на 10 пунктов. Ученый утверждает, что такой эффект сравним с влиянием бессонницы или марихуаны. Согласно другим исследованиям, мультизадачность снижает продуктивность почти на 40%.

Совет, как организовать свое время, чтобы все успевать, прост: выполняйте задачи по очереди и не держите в голове несколько дел одновременно. Как этому научиться?

1. Используйте технику Pomodoro. Разделите свой день на 30-минутные «помидоры», состоящие из 25 минут работы и 5 минут отдыха. В каждый из «помидоров» без отвлечений и переключений занимайтесь одной задачей. Если она крупная, то выделите на нее несколько «помидоров», а после отдохните столько 5-минуток, сколько было пропущено. Такой подход помогает в короткий срок выполнить даже сложную и неприятную работу. Не переживайте, если вас будут отвлекать звонками и срочными делами: такова специфика работы риэлтора. Просто остановите таймер и позже вернитесь к задаче или выделите на неё новый «помидор».
2. Минимизируйте отвлекающие факторы. Выделите несколько периодов времени, в которых любое общение, кроме нежданных звонков от клиентов, следует исключить. Отключите уведомления в телефоне, закройте почту и соцсети, сосредоточьтесь на вдумчивых процессах: поиске и подборе объектов, оформлении наиболее важных документов.
3. Продумайте список дел, не требующих глубокого погружения, которыми можно заполнить непредвиденные перерывы в работе. Например, во время ожидания опаздывающего клиента вполне можно успеть сделать несколько «холодных» звонков или связаться с другими клиентами.

Назад

Подключите CRM-систему

Рутина, вроде подготовки отчетов, подбора объектов, публикации объявлений на сайты недвижимости занимает время и выматывает. Передайте ее искусственному интеллекту. Например, отраслевой CRM-системе. Один из облачных сервисов — SalesapCRM — разработан для работы с недвижимостью и автоматизирует почти любые процессы:

1. Публикация объявлений на сайтах недвижимости

Для того, чтобы ваше объявление появилось на сайтах недвижимости, достаточно добавить их в систему, активировать интеграцию с сервисом Zipal и всего в 4 клика отправить объявление о продаже объекта на 213 сайтов недвижимости.

Так в SalesapCRM выглядит процесс выгрузки объявлений на сайты недвижимости

1. Поиск объявлений от собственников

Вместо того, чтобы отдельно заходить на сайты и на каждом искать подходящие клиенту объекты, достаточно выставить прямо в системе фильтры, соответствующие искомым параметрам, и задать поиск. CRM сама проверит 14 популярных площадок и выдаст все подходящие объявления от собственников.

Так происходит парсинг объектов с внешний сайтов в SalesapCRM

Риэлтору останется только добавить объекты из этой выдачи в базу системы и начать с ними работать.

Так добавляются объекты после парсинга в базу объектов SalesapCRM

Так, вместо 1-2 дней объекты для клиента-покупателя можно найти в его присутствии в течение нескольких минут.

Читать по теме
Чтобы выбрать самую удобную CRM-систему для своего агентства, надо сравнить и протестировать несколько вариантов. По каким параметрам их сравнивать и как не переплатить за лишний функционал, советы читайте в блоге.

Для риэлторов остро стоит вопрос, как успевать все делать на работе и заключать много успешных сделок за меньшее время. Пробуйте разные техники, о которых мы рассказали и найдите наиболее эффективную для себя.

А чтобы разобраться с рутинными делами, внедряйте CRM-систему. Начните с тестирования SalesapCRM: в течение 7 дней можно бесплатно испытать ее максимальные возможности.

Для этого достаточно только зарегистрироваться.

Назад

Автор: Оксана Дубинецкая

Внедрите SalesapCRM!

• checkединая база объектов недвижимости;
• checkпарсинг объектов с 14 сайтов;
• checkавтоматическое размещение объявлений на 213 площадках;
• checkавтоподбор объекта по заявке клиента;
• checkPDF-презентация объекта недвижимости в 1 клик;
• checkуправление клиентами, задачами и сделками.

crm для риэлтора недвижимость персонал тайм-менеджмент

Источник: //salesap.ru/blog/kak-vse-uspevat/

Как все успевать на работе и дома, пошаговая инструкция

Наверно каждому из нас хочется успевать в этой жизни как можно больше.

Успевать учиться, успевать общаться с друзьями, успевать полноценно и интересно отдыхать, успешно совмещать работу и домашние обязанности, эффективно совмещать работу и воспитание детей.

По факту же получается, что очередной день кончился, а почитать интересную книгу так и не получилось, вместо тренажерного зала пришлось бежать в магазин за детским учебником, в квартире не убрано, а на работе очередной завал работы. Да и с учебой или повышением уровня своих знаний не все так радужно.

Чтобы не превращать свою жизнь в постоянную гонку за «последним вагоном», не чувствовать угрызения совести за очередной бестолковый день, необходимо срочно научиться рационально распределять свое время.

О том, как все успевать на работе и дома, с пошаговыми практическими советами и инструкциями, вы узнаете, прочитав эту статью.

Шаг первый: необходимо определиться со своими приоритетами

Понять, что для вас сейчас является наиболее важным, понять, чего вы на самом деле хотите, и что вы сейчас выполняете необходимую работу и предпринимаете именно те действия, которые благотворно скажутся на вашем будущем, – это наиболее сложный и трудоемкий шаг к успеху.

Что необходимо сделать:

1. Взять лист бумаги и записать на нем все, что вы, по вашему мнению, не успели или не успеваете сделать в течение дня, или в течении недели, или в течении месяца.
2. Пишите все, что приходит вам в голову.
3. Нужно обязательно записывать.

   Записывая все свои нереализованные действия на бумаге, вы их непроизвольно структурируете, уже подсознательно определяя для себя приоритеты.

4. Написали? Отлично. Теперь отложите этот лист бумаги в сторону и возьмите другой.
5. На втором листе необходимо написать все, что вы хотите успевать завтра, на следующей неделе, или в ближайшие пол – года – год.

   То есть ваши планы на будущее. Например, это могут быть следующие позиции: поддерживать квартиру в чистоте, прочитать 10 книг, выучить английский язык, вовремя сдавать отчеты на работе или успевать выполнять рабочие обязанности, заниматься спортом не менее одного часа в день, и т.п..

6. После того, как вы подробно описали дела, которые не успели сделать и дела, которые хотели бы выполнять, сравните эти два листа.
7. Как правило, в начале списка любой человек интуитивно отражает свои приоритетные действия, то есть дела, своевременное выполнение которых беспокоит их больше всего.

8. Далее вам необходимо составить следующий, третий список, в котором отразить всего 10 действий. Действий, которые вам на самом деле необходимо выполнять, и которые вам на самом деле нужны. Если вы напишете более 10 таких позиций, вы снова будете распылять свое время, и опять не будете успевать.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, учитесь или работаете, сидите дома или занимаетесь фрилансом, имеете детей, сидите в декретном отпуске или только собираетесь вступать в брак, список может быть следующим:

1. Работа и рабочие обязанности
2. Дети, уход за маленькими детьми
3. Домашние обязанности (уборка, приготовление пищи, стирка и т.п.

   )

4. Общение с родственниками, уход за престарелыми родственниками
5. Общение с друзьями
6. Учеба, дополнительное образование, повышение квалификации
7. Изучение иностранного языка
8. Занятия спортом
9. Чтение книг
10. Отдых (сон)

Составьте свой список приоритетных дел, в котором должно быть не более 10 пунктов. Именно этим списком вы будете руководствоваться в ближайшие несколько месяцев. На нашем сайте Sizhu-doma.ru вы сможете найти много полезных советов по организации своего времени, ведении домашнего хозяйства, а также множество лайфхаков по экономии семейного бюджета и накоплении денег.

При этом, вам необходимо понимать, что вы в любое время, в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств или ваших желаний и потребностей, вы вполне можете скорректировать и свой список приоритетных дел, и перераспределить свое время исходя из уточненного списка.

Выявление так называемых «поглотителей времени» – также является важным шагом в процессе рационального распределения времени.

Для того, что бы выявить поглотители времени, вам необходимо подробно, с точностью до 15 минут расписать, как проходит ваш день. С момента пробуждения до времени отхода ко сну. Для этого лучше всего подойдет лист бумаги – именно записи, как я уже говорила, позволяют наиболее структурировано и наглядно разложить свои действия по времени.

Все промежутки времени, в отношении которых вы не смогли вспомнить, чем занимались, – это ваши прямые и очевидные поглотители времени. У не очень организованного человека может набраться до двух – трех часов в день таких не очевидных поглотителей.

Также в вашем списке появятся и очевидные поглотители времени. Такие, как пустое ожидание не состоявшейся встречи, простаивание в пробке, просиживание без дела пока ваш ребенок занимается танцами.

Также к очевидному поглотителю времени можно отнести пустую болтовню с коллегой по работе, которая мало того, что была «ни о чем», да еще и привела к необходимости задержаться на работе, так как из-за этого вы не успели сделать свою основную работу.

К сожалению, очевидные и не очевидные поглотители времени встречаются в нашей жизни на каждом шагу.

После того, как вы записали по времени все свои действия, необходимо внимательно проанализировать получившийся график. Вам необходимо выделить в нем промежутки времени, которые вы могли бы использовать на более полезные для вас вещи.

Ну, например, болтовня по телефону с подружкой в течение часа, – это, конечно, вещь приятная. Общаться все – таки нужно. Но, с другой стороны, в это время вы, к примеру, могли бы погладить белье или приготовить ужин. А если бы вы совместили общение, с помощью телефонной фурнитуры, и глажку белья – у вас бы высвободился целый час, который можно было потратить на другое приоритетное дело.

То же самое и в отношении рабочих обязанностей. Проанализируйте, что помешало вам выполнить в срок свою работу? Я не думаю, что у вас слишком высокая нагрузка на работе, скорее всего, вы просто слишком часто отвлекались на другие действия, которые и помещали вам сделать то, что нужно.

Распределяем свое время и учимся концентрироваться на одном действии

Десять дел одновременно сделать не получится. Как бы вы не старались. Это просто невозможно. А вот распределять основные рабочие и домашние обязанности по времени, вполне по силам любому человеку вне зависимости от его возраста.

И так, свои приоритетные дела вы уже сформулировали. Следующим шагом их необходимо распределить по времени, по – возможности совмещая нужные и приятные действия.

К примеру. Вам очень нравится читать книги и активно двигаться. Но времени на спокойное чтение катастрофически не хватает. Так почему бы не заменить чтение книг на их прослушивание, благо, Интернет ресурсов, предлагающих аудио – книги, очень много. На таких ресурсах можно найти все, от художественной литературы до учебных материалов и семинаров.

Лично мне очень удобно совмещать дорогу на работу, – двигательная активность, позволяющая проходить 10 000 шагов и более и прослушивание книг. Час – полтора в день такой активности позволяет не только поддерживать свой вес в норме, но и слушать 15 – 20 книг в год! А это и расширение кругозора, и наполнение словарного запаса, да и рост уровня интеллекта.

То есть сплошные плюсы!

Замена художественной литературы на учебные материалы по своей специальности, позволяет мне поддерживать свои профессиональные качества и постоянно повышать уровень своей квалификации.

Для студентов такой способ изучения нового материала тоже станет отличным подспорьем – откажитесь от слушания музыки в пользу прослушивание учебников, и готовиться к экзаменам станет на порядок проще.

Прочитай, возможно тебе это пригодится: Почему работа раздражает.

Моя подруга, большая любительница рукоделия, совмещает занятие вышивкой и вязание с прослушиванием книг. За два года не только всю литературу из школьной программы прослушала, но и увлеклась историческими рассказами и расследованиями. Сейчас – сплошной кладезь исторических фактов. Умудряется простую прогулку по лесу превратить для нас в занимательную и познавательную экскурсию.

То же самое касается изучения иностранных языков. Зная, к примеру, что через пол – года вы поедете в отпуск в Италию, с помощью аудио – учебника с разговорным итальянским языком, прослушивая его в течение часа каждый день или два – три раза в неделю, можно выучить запас слов, достаточных для бытового общения.

Конечно, в идеале, попробовать поговорить со своим работодателем и попытаться немного сместить время работы в более раннее или более позднее начало работы.

Смещение начала рабочего дня на 30 – 40 минут в ту или иную сторону может оказаться достаточным, чтобы тратить на дорогу в два раза меньше времени.

В отношении работы

Время, которое вы тратите на пустую болтовню с коллегами, или на продолжительные и непродуктивные совещания, вы могли бы потратить на основную работу. Установление приоритетов в выполнении своих обязанностей и выполнения сначала важной и нужной работы, а потом остальной, позволит не нарушать сроки и вовремя уходить домой.

А уж способность концентрироваться на основных процессах, не распаляясь по мелочам и не особо нужным действиям, нацеленность на результат, а не на сам процесс выполнения работы, сделает из вас просто незаменимого работника.

В отношении домашних забот

Вечерний просмотр телевизора, как мне кажется, вполне можно заменить на чтение книг или занятие хобби. Или, что уж точно будет гораздо полезнее, – на общение с детьми или прогулки на свежем воздухе.

В принципе, сидение у телевизора явно не является той ценностью, ради которой вы живете.

Если уж сильно хочется посмотреть новый фильм или интересную передачу, совместите этот процесс с той же глажкой белья, приготовлением пищи, или занятием хобби, которое не требует полноценной отдачи или концентрации.

Но вот совмещать просмотр телевизора с учебой или выполнением рабочих обязанностей уж точно не стоит, – результат будет плачевным, да и сконцентрироваться на основной работе вы не сможете.

В организации рационального времени дома вам поможет статья: Режим дня работающей женщины.

Несколько советов по правильной организации своего времени

1. Не пытайтесь совмещать несовместимые дела. Такие, как просмотр телевизора и изучение нового учебного материала.
2. Совмещайте дела, которые можно совместить.

   Такие, как прослушивание аудио – книг и ходьба на работу, аудио – изучение иностранного языка и вязание, общение с подругой по телефону и приготовление пищи или мытье посуды, или глажка белья.

   Прогулка с ребенком, и рассказывание ему интересной или поучительной истории, или заучивание таблицы умножения…

3. Старайтесь пресекать пустую трату времени, которая не принесет вам ни морального удовлетворения, ни пользы для собственного развития.

4. Старайтесь не заниматься делами, которые не приносят вам пользу.
5. Учитесь концентрировать свое внимание на одном процессе или деле, которое нужно довести до конца. Такое умение позволит вам и в срок выполнять свою работу, и выделять дополнительное время на вещи, которые вам действительно нужны и интересны.

По большому счету, для того, чтобы все успевать на работе и дома, вам необходимо предпринять всего четыре шага: понять, что для вас наиболее важно, постараться исключить из своей жизни ненужные поглотители времени, рационально распределить свое время, и постараться максимально заполнять свободное время важными и нужными для вас действиями.

Секрет успеха прост: не тратьте время на пустяки, и вы все будете успевать!

Полезные статьи, обязательно прочитай:

Как не уставать на работе?
Симптомы профессионального выгорания
Режим дня домохозяйки с маленьким детьми
Сижу дома, работаю дома, как не набрать вес
Лайфхаки для домохозяек: на чем можно экономить в быту
Средства для уборки дома, советы домохозяйки

Источник: //sizhu-doma.ru/Kak-vse-uspevat-na-rabote-i-doma-poshagovaja-instrukcija