Образец бизнес письма

Образец Бизнес-письма

Этот образец включает формальные компоненты бизнес-писем с полным блоком. Некоторые из этих компонентов являются необязательными для типичных деловых писем, связанных с занятостью. Вы можете загрузить или скопировать образцы, примеры или шаблоны деловых писем, связанных с занятостью, нажав на ссылки ниже. См. Изображение бизнес-письма для руководства по каждому этапу процесса.

• Спасибо письма
• Рекомендательные письма (справочные)
• История и письма о зарплате
• Резюме сопроводительных писем

Этот формат является лишь руководством. Вариации и настройки являются общими. Хотите загрузить этот образец без графики? Нажмите «Загрузить образцы» здесь или в меню ниже.

Компоненты бизнес-блока полного блока

1. Адрес возврата: Если у вашей канцелярской есть бланки, пропустите это. В противном случае введите свое имя, адрес и, при необходимости, номер телефона. В эти дни обычно входит адрес электронной почты.

2. Дата: Введите дату вашего письма от двух до шести строк под бланком. Три стандартных. Если нет бланков, введите их там, где показано.

3. Справочная строка: Если получатель специально запрашивает информацию, например ссылку на задание или номер счета, введите ее в одну или две строки, непосредственно под датой (2). Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему здесь. Например:

• Re: Job # 625-01
• Re: Ваше письмо от 1/1 / 200x.

4. Специальные почтовые уведомления: Введите все символы верхнего регистра, если это необходимо. Примеры включают:

• СПЕЦИАЛЬНАЯ ДОСТАВКА
• СЕРТИФИЦИРОВАННАЯ ПОЧТА
• ВОЗДУШНАЯ ПОЧТА

5. Обозначения при прибытии: Введите все символы верхнего регистра, если это необходимо. Возможно, вы захотите включить обозначение в личную корреспонденцию, например письмо об отставке.

Включите то же самое на конверте. Примеры:

6. Внутренний адрес: Введите имя и адрес человека и / или компании, которой вы отправляете письмо, от трех до восьми строк ниже последнего введенного вами компонента. Четыре строки являются стандартными. Если вы наберете линию внимания (7), пропустите имя человека здесь. Сделайте то же самое на конверте.

7. Линия внимания: Введите имя человека, которому вы отправляете письмо. Если вы наберете имя человека во внутреннем адресе (6), пропустите это. Сделайте то же самое на конверте.

8. Приветствие: Введите имя получателя. Введите господина или г-жу [Фамилия], чтобы проявить уважение, но не догадывайтесь о правописании или полом. Некоторые общие приветствия:

• Дамы:
• Господа:
• Уважаемый господин:
• Уважаемый господин или госпожа:
• Дорогой [Полное имя]:
• Кому это может быть интересно:

9. Subject Line: Введите текст вашего письма во всех прописных буквах, как влево, так и в центре.Будьте лаконичны на одной линии. Если вы наберете опорную линию (3), подумайте, действительно ли вам нужна эта строка. Хотя это не обязательно для большинства писем, связанных с занятостью, ниже приведены примеры.

• ПРЕДМЕТ: ОТСТАВКА
• ПИСЬМО
• ЗАПРОС ЗА РАБОТЕ

10. Тело: Введите два пробела между предложениями. Держите его кратким и точным.

11. Бесплатное Закрыть: То, что вы вводите здесь, зависит от тональности и степени формальности.

Например:

• С уважением, ваш (очень формальный)
• Искренне (типичный, менее формальный)
• Очень по-настоящему ваш (вежливый, нейтральный)
• Сердечно ваш (дружелюбный, неформальный)

12 , Блок подписи: Оставьте четыре пустые строки после Закрыть (11) , чтобы подписать свое имя. Подпишите свое имя точно так же, как вы наберете его под своей подписью. Название необязательно в зависимости от релевантности и степени формальности. Примеры:

• Джон Доу, менеджер
• P. Smith Директор, Техническая поддержка
• R. Т. Джонс – старший инженер-покровитель

13. Идентификационные Инициалы: Если кто-то напечатал вам письмо, он или она обычно включали бы три из ваших инициалов во всех прописных буквах, а затем два из его или ее букв всех строчных символов. Если вы написали свое собственное письмо, просто пропустите его, так как ваше имя уже находится в блоке подписи (12). Ниже приведены общие стили.

14. Обозначение корпуса: Эта строка говорит читателю, чтобы посмотреть в конверте для большего. Напечатайте единственное число только для одного приложения, для множественного числа. Если вы ничего не приложите, пропустите его. Ниже приведены общие стили.

• Корпус
• Корпуса: 3
• Корпуса (3)

15. cc: Стенды для копий вежливости (ранее копии с копией). Укажите имена людей, которым вы распространяете копии, в алфавитном порядке. Если адреса будут полезны получателю письма, включите их. Если вы не копируете свое письмо никому, пропустите его.

Общие советы

• Заменить текст в скобках [] указанным компонентом. Не печатайте скобки.
• Попробуйте сохранить ваши письма на одной странице, но см. Страницу 2 этого примера, если вам нужны страницы продолжения.
• Сколько пустых строк, которые вы добавляете между строками, которые требуют более одного, зависит от того, сколько места доступно на странице.
• То же самое касается полей. Стандартные для одного и двух дюймов (108 точек) для коротких букв и один дюйм (72 точки) для более длинных букв. Если есть бланк, его позиция определяет верхнее поле на стр. 1.
• Если вы не наберете один из более формальных компонентов, не оставляйте место для них. Например, если вы не вводите ссылочную строку (3), специальные уведомления о рассылке (4) и уведомления о прибытии (5), введите Внутренний адрес (6) в четырех строках ниже даты (2).

Источник: //ru.routestofinance.com/sample-business-letters

Уроки для начинающих в Интернете

Категория: Урок 3.

Создание почтового ящика и работа с ним

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки, то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно.

Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ.

Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

• Деловое предложение
• Деловой запрос
• Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные] [собственный e-mail адрес] [адрес вашего сайта] Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной.

Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него.

Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные]

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

Далее описываете суть обращения в дружеской свободной форме с несколькими, интересующими Вас вопросами.

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

— С наилучшими пожеланиями,

Пример электронного письма

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281 в вашем прайс-листе. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и заключения технического отдела, нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

— С уважением, Егоров Андрей Николаевич начальник службы технической поддержки ЗАО “Информационные системы”

тел. (423) 89-64-72

Источник: //www.inetedu.ru/lessons/3-mail/191-template-of

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто.

Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать.

В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат.

Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.

Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным.

В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации.

Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Источник

Источник: //IDeiforbiz.ru/obrazcy-delovogo-pisma-kak-napisat-delovoe-pismo.html