Организация конференций

Особенности организации конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы.

Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции.

Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида.

Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

– звуковое оборудование;

– световое оборудование;

– светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Источник: //rent4all.ru/Poleznoe/Osobennosti-organizacii-konferencii--ehtapy-podgotovki

Организация и проведение конференций под ключ в Москве и Спб

Проведение такого масштабного мероприятия как конференция требует высочайшего уровня подготовки.

Деловой интерес для бизнес-сообщества представляют не только тематические выставки промышленных достижений, но и чисто научные мероприятия.

В формате конференций, особенно международных, также есть возможность находить партнеров, заводить полезные знакомства и достигать выгодных договоренностей.

от 3000 руб./чел.

Предварительная цена. Уточняйте у менеджера.

Услуги при организации конференций

Набор услуг зависит от характера мероприятия и его формата, предпочтений клиента. Наше агентство возьмет на себя следующие заботы:

• планирование мероприятия, составление программы, определение целевой аудитории, ее сегментация;
• информирование участников, выбор коммуникаций, рассылка приглашений, информационных писем, их публикация в СМИ, реклама в соцсетях;
• подбор, аренда и оформления подходящей локации, площадки, помещения, павильона, галереи, зала;
• комплектация, доставка и установка технического оборудования;
• организация кофе-брейков, обедов, ужинов, завершающего фуршета, кейтеринга;
• транспортный, визовый, страховой сервис;
• брендирование мероприятия, разработка и изготовление тематического декора, фото-зон, уникальной атрибутики, печатной продукции, раздаточного материала;
• расселение участников в отелях;
• личный помощник для гостя;
• культурная программа – экскурсии, концертные выступления, аниматоры, тимбилдинги;
• мониторинг проведения мероприятия, итоговый анализ.

Виды конференций

Конференции различаются по составу участников, направленности, сфере научных и других интересов.

По охватываемой территории различают локальные, например, внутривузовские (студенческие и преподавательские) или городские, областные, а также с международным участием и международные встречи.

Популярность проведения конференций расширяется, появляются детские (школьные) научные конференции.

Основное деление мероприятий связано с типом исследовательских работ, представляемых общественности. Это научные, научно-практические – узконаправленные или широкой тематики. Отдельное направление – бизнес-форумы, которые также имеют формат конференций. Сюда же можно отнести – корпоративные, отраслевые, выставочные.

По форме проведения – очные и заочные. Первые предусматривают личное посещение с возможностью выступления перед аудиторией и обязательной публикацией в сборнике материалов. Вторые проходят без привязки к определенной локации и фактически представляют собой сбор тезисов выступлений, их рецензирование и редактирование, с изданием сборника материалов на бумажном или электронном носителе.

С развитием современных информационных технологий заочные конференции, семинары и мастер-классы переместились в интернет, где публикация на сайте компании-организатора приравнивается к выступлению. А адрес интернет-публикации становится подтверждением участия.

Разновидность интернет-конференций – это онлайн-вещание общения участников. При такой форме проведения появляется возможность задать вопросы по чужим выступлениям и получить отклик на свое.

Заполните форму, мы вам перезвоним и ответим на любые вопросы!

Из чего состоит бюджет

Стоимость организации мероприятия определяется масштабами запланированных событий, числом приглашенных, продолжительностью, объемом предоставляемых агентством услуг. Все этапы подготовки и проведения конференции, что называется «под ключ», стоят дороже, чем отдельные услуги.

Однако итоговая стоимость оказывается выгоднее, чем при поиске исполнителя на каждый этап плана или при самостоятельном выполнении и отсутствии опыта. Детализация плана в денежном эквиваленте обязательно согласовывается по каждому пункту сметы с учетом предусмотренных перерасходов.

Выражаю команде Red G огромную благодарность от всего нашего коллектива за высококачественную работу. Спасибо вам за: 1. Индивидуальный подход. 2. Внимание к мельчайшим деталям 3. Организованность и ответственность 4. Оригинальность. 5. Готовность к любым чрезвычайным ситуациям, которые могут произойти.

Red G – это именно та …

Читать весь отзыв От себя и от других моих коллег хотела бы поблагодарить команду red-g за проведение квеста. Никто из сотрудников не скучал, все были максимально вовлечены в нереально крутое мероприятие. Обязательно будет еще проводить подобные квесты Большое спасибо!
Читать весь отзыв Юрий Новиков

Руководитель отдела

Компания “Татнефть” благодарит Вас за организацию и реализацию чудесного тимбилдинга. Ваша дружная команда показала, как может выглядеть настоящий праздник, который получился ярким и необычным, однозначно, он запомнится нам надолго. Интересный состав инструкторов, индивидуальный подход и забота дают понять, что Вам важен каждый клиент. Ждем продолжения.

Спасибо Вам и желаем продо …

Читать весь отзыв Серёга Skipy

Бренд-менеджер

От лица всех сотрудников агентства “МТС”, принимавших участие в мероприятие, искренне хотелось бы поблагодарить команду RED-G за великолепно проведённый тимбилдинг! Всё было ярко, динамично, с креативным и детально проработанным сценарием. Состав инструкторов – настоящие профессионалы своего дела! Обязательно будем заказывать у вас тимбилдинг ещё раз! Спасибо!

Читать весь отзыв

Выражаю благодарность команде Red-G лично и от лица компании Proplex за высококлассную организацию и проведение тимбилдинга. Позитивные эмоции и креативность мероприятия никого не оставили равнодушными. Замечательная команда профессионалов, с которой мы уже сейчас готовы к новым проектам

Читать весь отзыв Ксения Галактика

Директор HR департамента

Сама когда-то давно в студенчестве занималась тим-билдингами и дальше у кого уже чего не смотрела – всё было одно и тоже.

И очень рада, что в свое время наткнулась на вашу компанию! Потрясающие этапы, совершенно ни на кого не похожие, при этом интересные, яркие и что не мало важно с отличным реквизитом и более того шикарнейшие высокие этапы, ювелирно вписанные в общую программу тим-билдинга. О …

Читать весь отзыв – – – –

Источник: //red-g.ru/delovye-meropriyatiya/organizatsiya-konferentsiy/

Организация и проведение научных конференций

Научная конференция — это одна из форм научной деятельности, на которой люди, проводившие исследования рассказывают о результатах своей работы.

Участниками могут быть не только студенты или учёные, но во главе обязательно должен быть доктор наук. Обычно подобные мероприятия организуют НИИ, или кафедры высших учебных заведений.

По масштабу мероприятия выделяют несколько форм подобной коллективной работы:

• Научные семинары
• Научные конференции
• Научные конгрессы

По формату конференции делятся на научно-теоретические, научно-практические, научно-технические и научно-исследовательские.

Подготовка к проведению научной конференции

Начиная подготовку, вам нужно ответить для себя на несколько вопросов.

1. Какие темы будут затронуты и каких спикеров стоит пригласить?
2. Когда и где вы планируете организовывать мероприятие?
3. Как вы будете распространять информацию о событии?
4. Как организовать приём, обслуживание, размещение, заказ билетов, такси для спикеров и важных гостей.
5. Регистрация в РИНЦ (Российский индекс научного цитирования)
6. Определить способ финансирования.

Мы выступаем в качестве организаторов следующих видов мероприятий:

Перечень услуг для проведения конференций

Вы можете начать сотрудничество с нами на любом этапе готовности. Если у вас уже сформирован подробный сценарий проведения научной конференции, мы воплотим его в жизнь на высоком уровне. Можно и наоборот: мы составим концепцию, разработаем программу на основании общей идеи и вашего видения результата, который нужно достичь.

Цель проведения научной конференции

Каждое мероприятие обычно преследует собственные цели, однако, после обобщения их можно свести к следующим тезисам:

• стимулировать научно-технический, инновационный потенциал молодых ученых
• презентовать проекты и научные разработки ученых, добившихся серьезных результатов в исследовательской деятельности и в практической реализации
• привлечение внимания профессионального сообщества к тематике научной деятельности
• способствовать развитию отрасли науки, в которой проводится мероприятие

Организация научно-практической конференции

Научно-практическая конференция отличается тем, что в программе помимо прослушивания материала, подготовленного спикерами, в программе присутствует секция для обсуждения докладов участниками. Это время, когда не выступавшие участники могут поделиться своим мнением, знаниями и достижениями.

Продуктивность этой части мероприятия зависит от программы прозвучавших докладов и организации комфорта участников. Правильно подобранная обстановка, отлаженное обслуживание и кейтеринг позволят специалистам сконцентрироваться на творческой дискуссии.

Запомните, на первом месте для вас должны быть люди.

Участники конференции, организаторы и спонсоры – никто не должен быть забыт. Хорошо организованная конференция оставит правильное впечатление у гостей и спикеров, многие из которых с удовольствием примут участие снова.

При повторении, со временем вы сможете привлекать всё больше интересных докладчиков и мероприятие перейдёт на уровень международного научного конгресса.

Типы площадок для проведения конференций и конгрессов в Москве

Площадка для проведения мероприятия обычно подбирается исходя из финансового плана, расположения и уровня участников. Согласитесь, никто не будет размещать учёного с мировым именем в хостеле на другом конце города.

Мы учитываем все детали, включая наличие гостиниц и свободных номеров для зарубежных гостей, тип и техническое обеспечение конференц-залов, рекреационные зоны отдыха и другие параметры, влияющие на качество пребывания гостей.

Наши клиенты

Мы занимаемся организацией и проведением конференций, семинаров и форумов: подбираем площадку по уровню и формату мероприятия, организуем техническое обеспечение, логистику и обслуживание участников. Результатом правильно проведённого мероприятия может стать повышение популярности бренда, представление товара, услуги или компании в нужном формате, привлечение клиентов.

Наши преимущества

• Универсальность и комфорт Широкий спектр предложений компании делает нас хорошими помощниками в проведении мероприятий и рекламных кампаний. Мы работаем с нуля, до буквы выполняя задачи брифа, или предлагая возможные улучшения.
• Гарантируем результат Мы уверены в качестве своей работы и отвечаем за результат. Если вы останетесь недовольны, мы вернем вам деньги.
• Внимание к деталям Склонность к перфекционизму позволяет нам замечать детали и улучшать продукт на протяжении всего проекта.

• Партнёрство Мы заинтересованы в длительном партнерстве с нашими заказчиками. Долгосрочная совместная деятельность позволяет выполнять большие объемы работ в плановом режиме
• Качество и опыт Мы обладаем большим опытом работы в рекламе и в сфере проведения мероприятий чтобы детально разговаривать даже с самыми взыскательными заказчиками.
• Уникальность Каждый проект уникален. Мы рады вкладывать в него силы и душу. Каждый день.

• Стоимость аренды площадки/зала
• Меню и кейтеринг
• Расположение и логистика

• Формат и статус мероприятия
• Разработка сценария и сопровождение
• Количество и статус гостей

Источник: //adstars.ru/organizaciya-provedenie-meropriyatij/konferencij/nauchnye/

Организация и проведение конференций

Если вы заинтересованы в привлечении новых клиентов, партнеров и инвесторов, проведение конференций и семинаров – эффективный бизнес-инструмент.

MediaEvent – одно из немногих MICE-агентств, которое предлагает комплексные услуги по организации конференций на должном уровне. Вы планируете проведение конференций и семинаров? Мы знаем, чем вам помочь! Наши специалисты найдут для вас лучший конференц-зал или выставочный комплекс, разработают программу мероприятия и позаботятся о гостях.

Проведение конференций и семинаров – это возможность заявить о себе в рамках профессиональной дискуссии и упрочить деловую репутацию, представить свою компанию потенциальным партнерам, а также найти единомышленников и наладить контакты с бизнес-сообществом.

Чтобы обсудить стратегию и пошаговый план – звоните прямо сейчас: +7 (967) 168 23 23

Конференция – это масштабное собрание экспертов и/или представителей компаний для обсуждения определенных, заранее заявленных тем.

Спикеры выступают с докладами, участники обмениваются опытом, обсуждают актуальные проблемы и совместными усилиями вырабатывают стратегию их решения.

Мероприятия такого формата, как правило, отличаются масштабностью: число участников исчисляется десятками и сотнями, конференция продолжается либо целый день, либо 2-3 дня.  Поэтому организация и проведение конференций требуют большого внимания, грамотного распределения обязанностей, четкой координации и эффективного взаимодействия многочисленной группы людей. 

Семинары

Мы занимаемся организацией конференций и мероприятий самого разного формата, в том числе можем провести для вас и семинар.

Семинар или бизнес-семинар – это деловое мероприятие, которое имеет учебно-практический характер. Семинар поводят для сотрудников компании – с целью повышения их профессиональной квалификации, для клиентов – чтобы презентовать услуги, объяснить принцип действия продукта. Также существуют обучающие семинары для партнеров, дилеров и дистрибьюторов.

Организация конференций и семинаров

Организация конференций и семинаров, а особенно организация конференций в Москве, требует тщательной заблаговременной подготовки.

Помимо поиска подходящей площадки для проведения конференций и семинаров, нужно разослать приглашения участникам, забронировать гостиницу, подготовить печатные материалы с тезисами и сувенирную продукцию, заранее позаботиться о питании гостей, культурно-развлекательной программе и многом другом.

Организация конференций и мероприятий – это трудоемкий процесс. Поэтому советуем заказывать услуги по организации конференций за 4-5 месяцев, в случае особо важных мероприятий большого размаха – за полгода и ранее.

Организация конференций в Москве

Чаще всего требуется организация конференций в Москве.

Столица РФ – один из крупнейших в мире деловых центров, где сосредоточены интересы как российских предпринимателей, инвесторов, ученых, так и международных.

 Москва имеет сотни хорошо оборудованных площадок для организации и проведения конференций любого уровня и масштаба – от камерных помещений на 10-50 человек до многотысячных конференц-залов.

Хотите заказать организацию конференций в Москве? Звоните +7 (967) 168 23 23

При организации конференций и семинаров компания MediaEvent оказывает следующие услуги:

• Составление базы компаний – потенциальных партнеров
• Приглашение участников (обзвон или рассылка именных пригласительных)
• Выбор и подготовка места проведения мероприятия
• Бронирование гостиниц для гостей
• Регистрация участников
• Разработка программы конференции
• Организация торжественной части и приемов
• Организация презентации продукции
• Подбор переводчиков
• Предоставление технического оборудования (проекторы, экраны и т.д.)
• Обеспечение участников информационными материалами
• Организация неофициальной части мероприятия
• Услуги ведущего
• Транспортное обслуживание
• Организация питания (кофе-брейки, кейтеринг)
• Музыкальное оформление
• Фото- и видеосъемка
• Подготовка подарков и сувениров 

Компания MediaEvent занимается организацией мероприятий и конференций с 2007 года. Наша команда предлагает вам свои услуги по организации конференций, круглых столов, семинаров и деловых встреч любого формата, масштаба и направления, как в России, так и за рубежом. 

Источник: //mediaevent.ru/uslugi/business-events/konferenczii-i-seminaryi.html

Проведение бизнес-мероприятий: конференции, семинары, сессии

Развитие бизнеса требует улучшение коммуникаций внутри компании и расширения рамок взаимодействия вне компании. Как результат, встает вопрос о необходимости проведения деловых событий: конференций, стратегических сессий, семинаров, бизнес встреч, презентаций и пресс-конференций. Это серьезные мероприятия, формирующие деловую репутацию и корпоративную культуру компании.

В условиях жесткой конкуренции, «информационного шума», крайне важным становится создание действительно эффективных деловых событий. Качественная площадка мероприятия и современное техническое оснащение несомненно важны, но они не являются гарантией успешности проекта.

В «Эвент Консалтинг Сервис» критерием успешности считают создание позитивной атмосферы делового общения между участниками мероприятия.

Именно в такой атмосфере возникают новые и укрепляются старые связи, достигаются необходимые договорённости, подписывайся контракты, появляются новые возможности, решаются наболевшие вопросы.

Для команды «Эвент Консалтинг Сервис» вот уже более 10 лет организация конференций, семинаров, других бизнес-мероприятий в России и за рубежом является основной специализацией. Организация мероприятий, включающие деловую и учебную часть, развлекательную и спортивную программу, работу со спонсорами и СМИ – сильная сторона деятельности нашей компании.

В числе организованных деловых мероприятий:

• Проектная сессия по заказу “ИнтерРАО”
• Стратегические ИТ-сессии по заказу ФГУП “Почта России” с участием 84 регионов РФ
• Научно-практические конференции и учебные сессии по заказу Правительства Москвы
• Стратегические сессии и конференции по заказу ЗАО “Комплексные Энергетические Системы”
• Проведение отчетно-годовых собраний по заказу ОАО “Объединенная энергетическая компания”
• Конференц-поддержка по заказу ThyssenKrupp Industrial Solution

Специалисты «Эвент Консалтинг Сервис» учтут каждую деталь в логистике мероприятия, создадут креативную концепцию события, предложат различные варианты мест проведения делового мероприятия.

«Эвент Консалтинг Сервис» имеет богатый опыт по привлечению спонсоров и организации повышенного интереса со стороны СМИ, что значительно увеличивает престижность и уровень мероприятия.

Если вам предстоит организация конференции, презентация или шоу-показ, тогда не обойтись без креативной «фишки», привлечения звёзд шоу-бизнеса, известных спортсменов, политиков, интересных спикеров.

Такой подход позволяет получить плотное кольца из журналистов с теле и фотокамерами и реальный отклик в СМИ.

Это реальная «головная боль», но она немедленно пройдет, если вы доверите организацию «Эвент Консалтинг Сервис».

Размещение до и после мероприятия грамотно преподнесенной информации в прессе и сети интернет, создает значительные преимущества перед конкурентами и привлекает незадействованные в мероприятии ресурсы как клиентские, так и партнерские.

АТМОСФЕРА ДЕЛОВОГО СОБЫТИЯ

Основная задача при организации делового мероприятия это создание комфортной атмосферы делового общения. Каждый присутствующий должен быть окружен заботой и вниманием, ощущать свою значимость и положение; всё это позволяет получать удовольствие от участия в вашем мероприятии.

Мы уделяем много внимания навигации, чтобы участники интуитивно находили и получали все, что им может понадобится – от дополнительных материалов до банального туалета. Таблички, баннеры, раздаточный материал, информационные стенды и персонал, удобный и своевременный кейтеринг.

Мы заранее знаем все, что может понадобится и обеспечиваем это в нужном месте и в нужное время.

Наше основное преимущество – возможность предоставить весь комплекс услуг по организации семинаров и деловых мероприятий, включая креативную, организационную, полиграфическую, деловую и развлекательную часть. В зависимости от места и даты проведения, мы подберем оптимальный вариант программы способной придать вашему деловому общению особый непринужденный оттенок.

Инсентив туры

С недавних пор появилось в обиходе турфирм и эвент-агентств словосочетание “инсентив туры”. В переводе с английского  “incentive” значит “стимул”. Инсентив туры – это корпоративные поездки, которые максимально мотивируют и поощряют персонал компании.

В США и Европе сейчас около 85% компаний применяют инсентив туры для поощрения лучших сотрудников любого ранга, несмотря на их стоимость и организационные проблемы. Организаторы инсентив-туров создают поистине уникальные развлекательные программы, которые в сочетании с высоким уровнем обслуживания оставляют у сотрудников незабываемые впечатления.

Участники уникальных туров могут не только побывать в экзотических странах, но и принять участие в самых интересных мероприятиях, недоступных для обычных путешественников. Например, посмотреть частную коллекцию картин и антиквариата в старинном английском замке или стать участником обеда на борту подводной лодки, или потанцевать самбу на карнавале в Бразилии.

Фантазия наших креативных сотрудников безгранична.

Источник: //www.eventcons.ru/uslugi/konferentsii-i-delovye-sobytiya.html

Организация конференций, корпоративных и командообразующих мероприятий

Выставочные и рекламные услуги

Организация деловых конференций и мероприятий

Компания «СЛС-ГРУПП» предлагает Вам организацию деловых конференций, конгрессов, тренингов и других бизнес – мероприятий, а также праздники, тематические вечеринки, новогодние и корпоративные мероприятия.

Наши специалисты не только выберут площадку и подберут требуемое техническое сопровождение, но и разработает полный комплект рекламных материалов, начиная от дизайна и изготовления приглашений и заканчивая взаимодействием со СМИ:

• — сценарий мероприятия
• — дизайн и изготовление рекламной продукции (приглашения, брошюры, буклеты, пропуска, баннеры, растяжки и т.д.)
• — организация регистрации участников
• — аренда конференц-зала
• — передовое техническое оборудование
• — высококвалифицированный персонал
• — синхронный перевод

• — фото и видео сопровождение
• — кофе-брейк
• — фуршет
• — торжественный банкет с шоу-программой
• — транспортное обслуживание
• — экскурсионные мероприятия
• — получение обратной связи от участников

Выбирая нас, вы получаете мероприятие «под ключ»!

Эффективная деловая встреча или тематическая конференция – одно из направлений работы нашего рекламного агенства. Мы найдем удобную площадку для организации деловых конференций и мероприятий мероприятий, подберем функциональное техническое оснащение, сделаем максимум для создания рабочей атмосферы продуктивного делового общения. Ваша цель — укрепление старых связей, достижение важных договоренностей, обмен опытом, решение насущных вопросов и подписание контрактов? Мы знаем, как добиться этого в рамках корпоративных и массовых мероприятий, конференций и тренингов. Организация выставок и конференций в Москве – наша специализация. Мы расскажем, как привлечь спонсоров, договориться о присутствии СМИ, выбрать наиболее удобную площадку для проведения мероприятий в Москве и области. Вам нужны постоянные площади? И это входит в нашу компетенцию. Деловые связи СЛС-ГРУПП позволят получить выгодные бартерные условия, особые спонсорские пакеты и верный ракурс при освещении мероприятия в СМИ.

Организация конференция в Москве: атмосфера делового сотрудничества

Рекламное агентство SLS-Group берет на себя весь комплекс мероприятий по организации деловых встреч в рамках конференций, тренингов, конгрессов и семинаров. Организация выставок и конференций «под ключ» — одно из основных направлений нашей работы.

Мы рады предложить вам фото и видео сопровождение, организацию аренды конференц-залов и выставочных павильонов, услуги синхронного перевода и продуманное транспортное обслуживание. Но не только деловыми событиями ограничивается корпоративный досуг.

Праздники и фестивали, корпоративные вечеринки и спортивные мероприятия, все, что объединяет и делает фирму крепче, должно быть досконально продумано и тщательно организовано. Мы готовы взяться за это, так как это зона нашей профессиональной ответственности!

Организация корпоративных праздников: новогодние и корпоративные мероприятия

Организация деловых конференция лишь малая часть досуга развитой и успешной корпорации. Эффективный бизнес-подход руководства заключается в разумном участии в планировании свободного времени своих сотрудников.

Речь идет о совместном праздновании таких общепринятых дат, как: Новый год, День рождения компании, профессиональный праздник. При необходимости по индивидуальному заказу мы готовы провести тематическую вечеринку и торжественный банкет со специальной шоу-программой.

Дополнительные услуги СЛС-ГРУПП в рамках организации конференций и мероприятий:

• организация пресс конференций
• предоставление технического оборудования
• услуги синхронного перевода
• организация тематических вечеринок
• оформление кофе-брейк и фуршета
• транспортное обслуживание и экскурсии
• новогодние и корпоративные мероприятия
• торжественный банкет и шоу-программа
• получение отклика от участников

Креативные мероприятия нового формата: спорт и тимбилдинг

Приключения и спорт привнесут новую струю в размеренную жизнь сотрудников и сделают отношения крепкими, а коллективы сплоченными. Именно поэтому большой интерес вызывают приключенческие программы и корпоративные спортивные соревнования.

Что мы может организовать для вас в рамках активного досуга: корпоративная спартакиада в Москве, спортивный мастер-класс, активный отдых по приключенческой программе, тимбилдинг нового формата. Это примеры того, как в наши дни можно совместить приятное общение и одновременно принести пользу компании в целом.

Каждый сотрудник может примерить несвойственную ему роль, почувствовать себя начальником или исполнителем низшего звена – это очень полезно для будущей продуктивной работы.

Корпоративные мероприятия за рубежом

Особым спросом пользуются услуги по организации конференций и обучающие тренинги за границей. Здесь особое внимание необходимо уделить правильному выбору гостиницы, оформлению документов, размещению и питанию. По индивидуальным проектам проходит и организация корпоратива за пределами страны.

Нужно продумать все до мелочей: трансфер, перелет, размещение, экскурсии. В этом вы можете положиться на нас.

Большой опыт подобных проектов, опытный и великолепно обученный персонал, налаженные связи со спонсорами, эффективная агентская сеть сделают ваш отдых за рубежом не только организованным, но и весьма экономичным.

Простой закон успеха – работа с нами.

Источник: //sls-group.ru/events/

Организация конференции: идеи и важные моменты

Кейтеринговых компаний
и ресторанов Блюд в каталогах
партнеров Счастливых клиентов
CaterMe Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие

Организация конференций, выставок и презентаций — один из лучших способов донести информацию о компании и ее достижениях в определенной отрасли.

Мероприятия, которые требуют личного присутствия участников, по-прежнему набирают полные залы. А современные технологии позволяют расширить географию и пригласить на форум тех, кто физически посетить его не может.

Такие события на стыке между offline и online стали привычны и возможны за счет применения современного цифрового оборудования, не создающего помех при передаче данных.

​

Пошаговый план организации конференции

1. Определение концепции. Для организации конференции на высоком уровне важно представлять ее главную идею. Общая концепция объединит доклады и речи, а участники будут представлять, зачем они платят за билет.
2. Составление плана мероприятия. Распланируйте все составляющие программы, в том числе время на отдых и перерывы на еду.

   Важно, чтобы доклады шли в заданной последовательности и между ними прослеживалась логика. Озвучьте лимиты выступлений для спикеров и оставьте между докладами интервалы для ответов на вопросы аудитории.

3. Выбор состава участников конференции. Приглашайте людей, которых интересует тема конференции. Приглашения спикерам и слушателям высылайте заранее.

   Не бойтесь, что зал будет слишком полным. В последний момент кто-то из участников обязательно отказывается приходить на конференцию по личным обстоятельствам. А переполненный зал лучше пустого.

4. Поиск спонсоров. На организацию конференции представительского класса требуется много средств. Привлеките к финансированию спонсоров.

   Они не только приведут к вам до 5 % участников, но и выполнят функцию социальных доказательств (если конференцию N поддерживают крупные предприятия, она стоит своих денег). Кроме того, партнеры опубликуют информацию о мероприятии на своих ресурсах.

5. Выбор и подготовка площадки. Место влияет на то, как будут воспринимать встречу участники.

   Кроме офиса компании или арендованного конференц-зала, на роль площадки подходят отели, конгресс-центры и культурные объекты. Помещение необходимо оборудовать. Потребуются ноутбуки, микрофоны, проекторы и компьютеры. Места для гостей следует расположить таким образом, чтобы всем было хорошо видно сцену.

6. Организация развлечений для участников.

   Если конференция продолжается несколько дней, потребуется организовать досуг и обеспечить гостей питанием. Кроме того, спикеров и участников нужно встретить, зарегистрировать и выделить каждому место. Жителям других городов, организуют трансфер до места проведения.

7. После конференции. Тот факт, что конференция окончена, не завершает работу организаторов.

   Потребуется договориться о публикациях и пост-релизах в СМИ, собрать отзывы участников и спикеров и разместить их в профильных сообществах. Эти социальные доказательства будут очень полезны, если конференция будет проходить ежегодно.

Кофе-брейки и фуршет

Еще на этапе выбора места для проведения конференции, уточните, возможно ли организовать питание на территории отеля или гостиницы. Если такая опция не предусмотрена, заблаговременно закажите услуги кейтеринговой компании или выездного ресторана. В идеале перерывы с легкими закусками нужно делать каждые три часа.

​

Если участники приезжают издалека, предложите им чай или кофе с сэндвичами и выпечкой уже во время регистрации. Вечером обычно устраивают фуршет или банкет. Такой финальный аккорд позволит гостям обсудить итоги встречи, завести новые знакомства и обсудить возможности сотрудничества.

Важные организационные моменты

• Назначьте ответственных. Плохо, когда за конференцию отвечает 1 человек. Соберите команду единомышленников, поделите на группы и назначьте ответственных за разные направления: работу со спикерами, спонсорами, дизайн, PR, билеты, оформление. Контролируйте исполнение поручений и проводите периодические собрания, чтобы вовремя заметить узкие места.
• Выделите время на отдых. При подготовке мероприятия выделите время на перерывы. Отдых для участников очень важен. Им нужно размяться, оценить услышанное, выпить кофе, проверить почту. Если плотно заполнить график выступлениями, гости устанут к середине дня.
• Заполняйте паузы. При организации конференции продумайте, как будете развлекать гостей, если докладчик возится со слайдами или в самый неподходящий момент выходит из строя проектор. Заготовьте несколько шуток, пройдитесь по организационным моментам или представьте спикера.
• Помните об обратной связи. Собирайте отзывы сразу после конференции. И будьте готовы, что всегда найдутся те, кому не понравятся доклады, еда или гостиница. Отклики будут разниться от «лучшее событие в моей жизни» до «зря потратил деньги».

Основные сложности при организации конференции

Выбор идеи, приглашение участников и другие моменты при организации конференции — большой труд. Не стоит удивляться, что бывают накладки. Вы можете предупредить некоторые из них.

​

• Заезженные материалы. Что может быть скучнее, чем одни и те же доклады на разных форумах? Спикеры нередко хитрят и используют примерно 15 % новой информации при составлении речи. Такой расклад не радует организаторов и слушателей, которые платили за свежие данные. Обезопасьте себя от обмана и заключите с каждым докладчиком договор на предоставление эксклюзивных материалов.
• Несправедливые цены. Не стоит назначать разным участникам конференции разные цены за билеты. Сомнительные VIP-статусы отпугивают тех, кто не может себе позволить более дорогой билет. Искусственно раздувать цены не рекомендуется и за счет стоимости аренды престижной площадки. К примеру, если ваша ЦА — малый бизнес и фрилансеры, они просто не потянут такие расходы.
• Неоплаченные билеты. Люди могут бронировать билеты и последний момент отказываться от них. Это плохо, если в конференции принимает участие ограниченное число лиц. Вы потеряете деньги и не сможете в перепродать билеты за день до события. Обязательно разработайте правила, которые не позволят покупателям вернуть полную стоимость за билет.

Планируете проводить конференцию? У нас есть для вас предложение. Закажите обслуживание мероприятия в кейтеринговой компании. А найти подрядчика поможет CaterMe.

Источник: //CaterMe.ru/articles/idei-dlja-organizacii-konferencii

Организация и проведение бизнес конференций

Фотогалерея

Организация и проведение конференций — дело ответственное, и требует не только определенных усилий, но и хорошей базы знаний. И для начала стоит сделать небольшое отступление и разобраться: что же такое конференция?

Итак, это сбор нескольких лиц или групп лиц с целью обсуждения конкретных вопросов, выявления проблем и выработки способов их решения. Можно выделить два типа, разительно отличающихся друг от друга.

Особенности проведения деловых конференций

В случаях, когда количество участников не превышает несколько десятков, а у вас нет времени или желания учитывать всё до мелочей, можно воспользоваться услугами по организации деловых конференций. Как уже было сказано, это один из популярных ныне типов. Под ним понимают собрание начальников департаментов, процедуру подведения итогов какой-то работы лидерами групп проекта и тому подобное.

Наша команда профессионалов на этапе подготовки осуществляет следующие задачи:

• Определяется «портфель участника».
• Подготавливается материал.
• Если сборы проводятся заграницей, то участникам оформляются все необходимые документы, в т. ч. визы.
• Оформляются приглашения.
• Бронируются номера в тщательно подобранных гостиницах.
• При необходимости предоставляются услуги переводчика
• Определяется перечень кофе-брейков и блюд.
• Подбирается экскурсионная программа или другое развлекательное мероприятие.
• Осуществляется выбор помещения и организуется подготовка.

Организация бизнес встреч — отличия от делового стандарта

Проведение бизнес конференций осуществляется в различных направлениях, и предпринимательство — не исключение. Бизнес собрания — это совещания работников данной сферы, часто — это переговоры бизнесменов. От деловых они отличаются тем, что в ходе них часто заключают сделки, совершают продажи и покупки соответственно, да и количество участников обычно далеко за пять десятков.

Правильная организация конференции — путь к успеху! 

Любое действо требует конкретного плана проведения деловых мероприятий, который стабильно делится на три этапа:

• Этап подготовки;
• Непосредственно встреча;
• Обслуживание после встречи.

Давайте разберемся, что происходит на каждом этапе. Итак, первое — подготовка к проведению. Как уже можно было догадаться, здесь решаются все организационные вопросы. Грубо говоря — что, где и когда.

Организация и проведение бизнес конференций, цены на которые меняются от длительности и содержания, к слову говоря, — дело кропотливое и не терпит спешки.

Поэтому, для начала решается вопрос с местом жительства участников — это аренда жилья или же бронирование гостиничных номеров. 

Далее организовывается «трансфер» для каждого участника, оформляются приглашения и все необходимые документы. После того, как вам становится известен состав участвующих, нужно подумать об удобстве.

Если будут присутствовать гости из-за рубежа, то необходимо нанять переводчиков. Так же, нужно организовать питание и небольшой фуршет или кофе-брейк. И, наконец, самая долгая и ответственная часть подготовительного этапа — подготовка материалов и оформление зала.

Материалы собираются в единое целое, формируется выступления для участников, и производится работа с самими выступающими, если это необходимо. А конференц-зал обеспечивается необходимой аппаратурой, освещением, мебелью и т. п.

Если запланированное дело будет длиться несколько дней, тогда в это же время разрабатывается программа отдыха и развлечений для участников.

Когда бизнес-мероприятие начнется, то вам не придется думать о технических моментах! Подготовка техники, координация и возможная регистрация участников, организация питания и последующих развлечений — во всём этом можете положиться на компанию.

И, разумеется, так называемое «постконференционное» обслуживание. После того, как мероприятия завершится, мы поможем вам организовать его освещение в СМИ, а так же, доставить пост-релиз всем участникам.

Стоимость проведения конференции

Говоря о ценах, нельзя сказать наверняка, сколько стоят услуги специалистов, ведь все зависит не только от тематики, но и от ряда характеристик и требований. С уверенностью заявляем, что цены доступны, а работой наших сотрудников вы будете приятно удивлены. Мы поможем вам организовать семинар, деловую или бизнес конференцию в кратчайшие сроки на высоком уровне!

Источник: //www.krutizna.ru/organization/organizaciya_konferenciy/