Образец бизнес письма

Содержание

Примеры писем в деловой переписке

Хороший пример делового письма требуется не только начинающим предпринимателям и офисным работникам, но и абсолютно всем, кто ведёт переписку в целях работы или бизнеса. Грамотно написанное письмо — эффективный инструмент в достижении целей.

С помощью текста можно убедить делового партнёра принять более выгодное решение, сохранить лояльность клиента, привлечь в компанию квалифицированного сотрудника.

Рассказываем, какие виды деловых писем существуют, какой должна быть современная переписка и приводим примеры хороших и плохих образцов.

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
Приглашение.
Поздравление или благодарственное письмо.

Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

Традиционные или бумажные.
Электронные.
Факсовые.

Стиль

В русском языке даже есть специальный стиль для делового общения — официально-деловой. Он помогает сторонам яснее доносить информацию, не допускать недосказанности и посторонних эмоций.

Признаки официально-делового стиля:

компактное изложение, краткость, лаконичность;
экономное использование языковых средств;
нет двусмысленности;
не используются художественные приёмы — восклицания, риторические вопросы, образные сравнения;
используются специальной профессиональной терминологии, сокращения и аббревиатуры;
нет эмоциональной экспрессии;
прямой порядок слов (подлежащее — сказуемое);
слабая индивидуализация, нет «авторских» приёмов;
не допускаются разговорные просторечные выражения, фразеологизмы.

Официальное письмо должно отвечать этим критериям — в противном случае можно встретить непонимание адресата. Особенно это важно, если получатель — государственное учреждение.

Оно может отказаться рассматривать обращение, составленное с нарушением этих правил.

Чтобы обезопасить себя от лишней бумажной работы, заранее убедитесь, что в текст не попали разговорные фразеологизмы, в нём нет лишней экспрессии, а суть сформулирована максимально доступно.

Приверженность официально-деловому стилю не равнозначна использованию бюрократических штампов, канцеляризмов и громоздких предложений.

Все эти правила можно соблюсти, сделав при этом текст ясным и легко читаемым. Критерии официально-деловому стиля не противоречат ни одной из представленных выше рекомендаций.

Оформление делового письма

Оформление делового письма возможно в 2 вариантах:

на бумаге;
в электронном виде.

Очевидно, что правила оформления двух типов писем будут отличаться. Разберём, как писать документы, чтобы адресаты понимали вас.

Общие рекомендации по оформлению писем:

Сделайте документ удобным для получателя. Это означает разбить текст на абзацы, а каждой мысли посвятить отдельное предложение.
Если послание предназначено конкретному адресату, обратитесь к нему по имени или имени и отчеству (в зависимости от установившихся отношений). Обращение только на «вы».
Используйте списки и пункты, чтобы упростить восприятие информации.
Таблицы лучше не вставлять в текст, а выносить в приложение (исключение — маленькая таблица на 2-3 столбца и строчки).

Деловое письмо пишут в официально-деловом стиле: кратком, лаконичном, эмоционально-нейтральном

Оформление бумажных писем:

Используйте фирменный бланк организации или ИП. Проследите за актуальностью данных в бланке. Нередко бывает, что организация меняет телефон или адрес, но забывает обновить информацию на официальном бланке. Это усложняет ответ.
Один шрифт и один кегель (размер шрифта) на письмо. Исключение — информация в бланке.
Не используйте разные цвета для текста (не выделяйте красным и т. д.). Исключение — цветной логотип на бланке и другой цвет чернил подписи.
Только качественная бумага формата А4. Никаких черновиков, мятых листов, помарок, исправлений корректором.
Оригинал подписывается лично руководителем организации. Письмо с копией подписи отправлять недопустимо.
Аккуратно сложите письмо в 2 или 3 сгиба по размеру конверта. Не подгибайте листы сбоку.

Оформление электронных писем:

Не игнорируйте строку «Тема». Ясно и сформулируйте, о чём письмо. Не «выгодное предложение», а «коммерческое предложение ООО «Макрос» на поставку бумаги».
Электронная переписка — не повод отказываться от обращений. Назовите получателя по имени или имени и отчеству.
Настройте корректную автоматическую подпись, следите за актуальностью контактных данных в ней.
Если вы пишете ответ на электронное письмо, подумайте, нужно ли заново пересылать адресату всю переписку. Старые сообщения почти всегда прикрепляются автоматически, однако в большинстве случаев нет смысла пересылать «простыни» туда-сюда. Удалите всё лишнее.
Подпишите все прикреплённые файлы.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы.

Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов.

Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: //biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/primery-pisem-v-delovoj-perepiske.html

21 пример, как начать письмо, чтобы получить тёплые лиды

Образец бизнес письма

«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»

Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.

5. Поздравление

«Поздравляю с [Достижение]»

Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.

6. Обещание выгоды

«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»

Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.

Пример в письме:

Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…

Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.

7. Упоминание статьи

«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»

Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.

8. Статистика

«Что, если я скажу [статистика]»

Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.

9. Вопрос

«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»

Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид. Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.

10. Общность

«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»

Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.

Например, вы продаете рекламу в журнале:

Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.

11. Упоминание новости

«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»

Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:

Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.

12. Деловой тон и конкретика

«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»

Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.

Например:

Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.

Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.

13. Интерес

«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»

Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).

14. Решение проблемы

«У меня есть решение [описание проблемы]»

Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.

Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.

15. Ссылка на результат

«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»

Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.

16. Конкретная выгода

«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»

Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.

17. Мягкий заход с выгоды

«Я не знаю, что вы чувствуете по поводу [Выгода], но для меня…»

Вот пример письма:

Я не знаю, что вы думаете по поводу превращения каждого клиента в адвоката бренда, но для меня это причина успеха нашей компании.

Такое начало никак не обязывает читателя, просто выражает мысль отправителя. Мы не знаем, что чувствует человек, получивший письмо, поэтому ничего ему не приписываем. Также мы создаем образ выгоды у получателя. Это начало помогает понять, что потенциальный клиент тоже может получить эту выгоду, если дочитает письмо до конца.

18. Полезное исследование

«Вот исследование на [Тема], которое поможет вам»

Это еще один ключ для начала переписки. Вы начинаете с того, что присылаете исследование или статью, которая поможет вашему потенциальному клиенту.

19. Рекомендация

«[Порекомендовавший человек] посоветовал связаться с вами»

Нет ничего лучше прямой рекомендации. Так как вы пишете впервые, лучше упомянуть того, кто может поручиться за вашу работу. Это стопроцентно добавляет доверия вашему письму.

20. Вопрос о росте

«[Постановка проблемы] останавливает рост вашей компании?»

Начните с вопроса, который напрямую говорит о вещи, которая тормозит развитие компании. Потом объясните, как ваше решение уберет это препятствие.

21. Специфичность

«Что вы подумаете, если я скажу, что мы специализируемся на решении [специфическая проблема]?»

Мы всегда чувствуем облегчение, когда наши проблемы решены. Здесь вы говорите давите на это чувство, спрашивая таким образом, чтобы подтвердить свою экспертность в решении специфической проблемы.

Источник: //www.unisender.com/ru/blog/idei/21-primer-kak-nachat-pervoe-pismo-chtoby-sdelat-vashi-lidy-teplymi

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Образец бизнес письма

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему SalesapCRM!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Внедрите SalesapCRM!

checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
checkавтоматизация процессов и аналитика;
checkкалендарь для записи клиентов;
checkкалькулятор стоимости услуг;
checkшаблоны документов и писем;
checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: //salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Образец бизнес письма

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях.

Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.

Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами.

Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы.

Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

Поздравление – Congratulation Letter
Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

— отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

— также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Крутой от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
Текст разделяется на абзацы без красных строк.
Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
Приветствие (обращение), или как начать письмо.
мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

Lemann & Sons3597 43rd Street

New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)

John Stewart

Sales Manager

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert BrownGeneral ManagerKLM Co Ltd32 Wood LaneLondon

Great Britain WC37TР

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

24 September, 2015

Dear Mr Stewart

Thank you for sending us your resume.We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

RobertBrown

General Manager

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Кто еще не знаком с , рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение – 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО.

Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность).

Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Источник: //lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html

Как написать деловое письмо и не допустить ошибок

Образец бизнес письма

Вы здесь:

Структура делового письма
Разновидности деловых писем
Пример делового письма
Электронное деловое письмо

Деловое письмо является показателем профессионализма и грамотности автора. Для успешного ведения бизнеса необходимо знать все правила и тонкости ведения деловой переписки. Допущенные в письме ошибки и несоблюдение деловых обычаев может негативным образом отразиться на престиже и репутации компании.

При составлении делового письма необходимо соблюдать основные правила ведения официальной переписки:

Текст должен быть составлен в официально-деловом стиле, недопустимо использование сленга, юмора, дерзости, грубости и излишней учтивости в обращении к адресату. Правила делового этикета не позволяют сокращать слова при обращении или в указании адреса.
Деловая переписка с коллегами или партнерами должна быть лаконичной. Письмо должно содержать только важную информацию (основные моменты, цифры, детали) и необходимые разъяснения. Это делает послание более доступным к прочтению.
При составлении обращения к коллеге или партнеру нужно использовать существующие шаблоны, соответствующие виду делового письма.
Международная переписка обязательно ведется на языке получателя. В большинстве случаев письма к иностранным партнерам составляются на английском языке.
Текст письма не должен содержать словоформ, имеющих двойственное значение, и излишнее количество профессионализмов, он должен быть понятным, а изложенная информация доступной для восприятия.
В деловой переписке должны отсутствовать эмоции. Слова и знаки препинания, имеющие эмоционально-экспрессивную окраску, являются признаком непрофессионализма.
Структура делового письма должна быть четкой и хорошо продуманной. Текст необходимо делить на смысловые абзацы. Они не должны быть слишком громоздкими, но в то же время содержать законченную мысль. Количество строк в первом и последнем абзаце не должно быть более четырех, а в остальных – не более восьми. В конце делового письма обязательно должна присутствовать формула вежливости и подпись отправителя.
Деловое письмо на бумажном носителе должно быть оформлено на фирменном бланке компании.
Отвечать на деловые письма следует в течение десяти дней с момента их получения. При ведении переписки посредством электронной почты, ответ должен быть отправлен не позднее 48 часов.

Структура делового письма

Перед тем как написать официальное письмо необходимо определится с его структурой. Даже незначительный недочет может испортить общее впечатление о полученном документе. Для грамотного ведения деловой переписки необходимо владеть полной и достоверной информацией о реквизитах, которые будут указаны в письме.

Поскольку делопроизводство в России регламентировано ГОСТом, официальная переписка должна соответствовать всем пунктам этого документа. Однако правила относительно перечня и последовательности реквизитов в письме носят рекомендательный характер. Расположение и порядок реквизитов может варьироваться составителем.

Заголовок делового письма должен быть разделен на две части. Слева или в центре письма располагается штамп, содержащий следующую информацию:

официальное наименование организации;
адрес местонахождения объекта;
КПП, ИНН;
контактный номер телефона;
реквизиты банковского счета;
адрес электронной почты;
номер письма и дата отправления;
отметка о получении документа.

Справа следует указывать полное название организации, ФИО и должность сотрудника, составлявшего документ.

Ниже по центру располагается заголовок, соответствующий виду документа (Гарантийное письма, Рекламация, Коммерческое предложение и т.п.).

Перед тем как начать деловое письмо следует продумать текст вступления, в котором должно быть отражено обращение к получателю. Оно может начинаться со слова, употребляемого как нейтральная форма вежливости — «Уважаемый», «Коллега» «Господин» или «Госпожа». После него следует имя-отчество адресата, например «Уважаемый Дмитрий Юрьевич!».

Далее идет основной текст обращения, структурированный следующим образом:

вступление, в котором отражается причина, повод и цель письменного обращения;
основная часть, включающая описание сути проблемы, предложения по ее решению, четко сформулированные рекомендации;
заключение, которое может содержать просьбу, выражение надежды или благодарности, извинение за неудобства;
прощание в вежливой форме, к примеру «С уважением и наилучшими пожеланиями», «Желаем успехов», «С надеждой на понимание»;
должность руководящего лица и его личная подпись;
ссылки на приложения, если они имеют место быть;
сведения об исполнителе (ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).

Печать организации рекомендуют ставить только на оферте, гарантийном письме или рекламации. На других видах деловых писем оттиск печати на требуется.

Разновидности деловых писем

Поскольку официальная переписка оказывает непосредственное влияние на качество партнерских отношений, вести ее нужно грамотно и с соблюдением всех норм и правил.

Чтобы не допускать ошибок при написании, необходимо точно знать, к какому виду относится письмо. Делопроизводство не предусматривает точную классификацию деловых писем по тому или иному признаку.

Однако условно они делятся на следующие виды:

Коммерческое предложение является самым распространенным видом обращения компании к партнерам и потенциальным покупателям. В таких письмах содержаться конкретные предложения о партнерстве, а также указываются условия предполагаемого сотрудничества.
Гарантийное письмо содержит обращение компании с просьбой осуществить какую-либо услугу, а также гарантии по выполнению обязательств, связанных с ней. Формулировка такого обращения может быть следующей: «Просим Вас предоставить (отгрузить) услугу (товар). Гарантируем произвести оплату до (дата)».
Извещение отличается содержанием, направленным на донесение до указанных лиц информации о предстоящих или произошедших событиях, либо о необходимости осуществления каких-либо действий. Чаще всего коммерческие организации в таких письмах сообщают о смене реквизитов компании.
Оферта предназначена для информирования партнеров об оказании услуг или поставки товаров. Это деловое письмо должно содержать все значимые условия, прописанные в заключенном между компаниями договоре. Согласно закону к таким условиям относится наименование товара (услуги), его стоимость, срок поставки и место получения. Если в документе отсутствует такая информация, то его следует называть коммерческим предложением.
Рекламация представляет собой официальную претензию, содержание которой направлено на уведомлении партнера о несоблюдении условий договора или некачественном предоставлении услуги. По условиям стандартных договоров за срыв сроков, некачественную поставку товаров или ненадлежащее исполнение услуг к партнеру применяются штрафные санкции. При исчислении суммы неустойки расчет производится с момента отправления рекламации.
Сопроводительное письмо представляет собой опись всех документов, вложенных в конверт. Такой вид деловой корреспонденции используется при отправке пакета документов, пересылка которых поручается почтовому предприятию.
Подтверждение о получении отправляется с целью уведомления отправителя об осуществлении доставки письма или документов. Оно используется для проявления уважения к партнёру. Отправка такого письма во время деловой переписки считается хорошим тоном и способствует развитию взаимовыгодных конструктивных отношений.
Просьба представляет собой письмо, в которым содержится обращение с прошением. В большинстве случаев такие письма отправляются при утере бухгалтерских документов, когда возникает необходимость в повторной отправке.
Напоминание — содержит текст с уведомлением о приближающемся событии (срок истечения договора, дата поставки товара и т.д.). Ярким примером такого вида деловых писем является уведомление от страховой компании об окончании срока действующего полиса.
Поздравление – вид делового письма, которое отправляется в торжественных случаях для поздравления с получением награды, присвоением почетного звания, а также с национальными или профессиональными праздниками и значимыми событиями в частной жизни.
Приглашение – отличается от остальных деловых писем более презентабельным внешним видом.

Пример делового письма

Несмотря на то, что все разновидности деловой корреспонденции оформляются одинаково, они существенно различаются по содержанию. Особенности информации, используемой в деловой переписке, можно рассмотреть на примере гарантийного письма и рекламации, которые чаще всего отправляются партнерам. Для наглядности можно использовать образец делового письма.

В тексте гарантийного письма обязательно следует указывать временной промежуток, во время которого гарантируется оплата. Обещания, в которых присутствует неопределенность недопустимы. В документе необходимо указать номер договора и документа, по которому будет производится оплата.

В рекламации требуется указывать реквизиты документа, подтверждающего приобретение товара, дату покупки и количество единиц продукции, оказавшихся бракованными. В заключении следует обозначить суть просьбы, то есть необходимость замены, ремонта или возврата товара. Ультимативные обращения в письме уместны только после многократных отказов компании решить проблему.

Электронное деловое письмо

Самым доступным средством для оперативной отправки и получения большого количества деловой корреспонденции является электронная почта.

Этот вид связи позволяет организациям осуществлять официальную переписку с партнерами из разных стран. Основными преимуществами электронной почты является ее доступность и скорость пересылки писем.

Чаще всего этот процесс занимает всего несколько секунд.

Структура делового электронного письма имеет свои особенности. Его принято оформлять в следующем виде:

Тема письма. Указывается в отдельном поле электронного сообщения. Она должна отражать основную суть письма в нескольких словах.
Приветствие. С него необходимо начать деловое письмо. Его написание должно соответствовать правилам деловой переписки.
Основной текст должен содержать основную суть обращения. Если письмо предусматривает дополнительные приложения, в тексте должно быть их краткое описание. Для улучшения читаемости текста большие блоки сплошного текста лучше разбить на абзацы, между которым можно добавить пустую строку.
Подпись с указанием ФИО отправителя в полном или сокращенном виде.
Контактные данные. Здесь можно указать контактный телефон, адрес электронной почты, ссылку на официальный сайт и логотип компании. Программные настройки почтовых программ позволяют сохранить готовый шаблон подписи, который будет вставляться в письмо автоматически.

Зная все правила и особенности официальной переписки можно с уверенностью отправлять письма даже в самые крупные компании. Грамотное составленное письмо – визитная карточка профессионала.

Источник: //lady-biznes.ru/aktualnye-voprosy/kak-napisat-delovoe-pismo.html